卒業論文の要件を確認する(3)
長期カレンダーを作成する
提出〆切日がわかって、ドラフト完成目標日や途中のマイルストーンを決めたら、それをカレンダーに書いておきたい。その際、一目でわかるように長期のカレンダーに書くようにしたい。
なぜなら、〆切までの残りの日数、今まで過ぎた日数などを直感的に理解できるようにしたいからだ。
たとえば、普通のカレンダーは月ごとに分かれている。スマホやPCのカレンダーも出来合いのものは、1年近くの長期を見渡せるものは、ほとんどない。
となれば、自分で長期カレンダーを作る必要があるだろう。
Googleスプレッドシートで作る。
長期カレンダーをGoogleスプレッドシートで作ることにしたい。
なぜなら、指導教員としてゼミ生全員とスケジュールを共有したいし、常に最新の状態に更新されたスケジュールを確認したいからだ。
Excelファイルでをメールでやりとりしたのでは、いくつものバージョンが並行に存在してしまうだろう。ゼミ生の共通理解も望めない。
以下に、Googleスプレッドシートで作る手順について詳しく述べたい。
作成準備
1.Googleドライブから、Googleスプレッドシートを新規作成
2.ファイル名を付ける
3.1行目に月と曜日のタイトルを入力する
B2セルに「月」と入力した後、右下の■をH1セルまでドラッグすると月〜日曜日が自動的に入力される。
日にちの入力
1.B2セルに今月の第1月曜日の日にちを入力する
2.B3セルに「=B2+7」と入力する。
3.確定後、B2・B3セルをドラッグして選択する。
4.B3セルの右下の■をH3セルまでドラッグすると、2週間分の日にちが自動的に入力される。
5.B3セルからH3セルをドラッグして選択する。
6.H3セルの右下の■をH70ぐらいまでドラッグすると、来年度末までの日にちが自動的に入力される。
7.B2セルからH70セル(最初から最後の日にちまで)を全て選択する。
8.「表示形式ー数字ー表示形式の詳細設定ーその他の日付や時刻の形式」を選択する。
9.カスタムの日付と時刻の形式パネルで、「月」と「日」の間の「-(半角マイナス)」の右側をクリックする。
10.キーボードの「Backspace」を使って、「日」の形式指定だけを残して、削除する。
11.日にちの表示を「先行ゼロ付き」にするか「なし」にするかを好みで選び、「適用」を押す。
12.日にちだけのカレンダーが完成する。
月の入力
1.A2セルに「=B2」と入力する。
2.入力確定後、A2セルを選択し、「表示形式ー数字ー表示形式の詳細設定ーその他の日付や時刻の形式」を選択する。
3.適当な形式を選択すると、カスタム形式欄に表示される。
4.「先行ゼロなしの月」の形式のみを残す。
5.適用で確定させる。
6.A2セルの右下の■をA70(最後の行)までドラッグすると、すべての週の月が自動入力される。
7.同じ月を結合する。
表示の整理
1.A列からH列まで全体を選択する。
2.H列の見出しにカーソルを合わせて現れる▽をクリックし、現れたメニューの中から「列A-Hのサイズを変更」を選択。
3.現れたメニューで「データに合わせる」の項目を選択して「OK」を押す。
4.列幅が変更される。
5.色を付けるなどして、見やすさを整理した上で、提出〆切日やドラフト完成目標日や途中のマイルストーンを記入する。
ステークホルダーと共有する
最後に、画面右上の「共有」ボタンを押し、作ったスケジュールを関係者と共有する。たとえば、他のゼミ生や指導教員など、一緒に卒業研究を進める仲間と共有しておくと良いだろう。こうした関係者をプロジェクトマネジメントの用語では「ステークホルダー(利害関係者)」という。プライバシーや編集権限は、適宜設定する。
今日のToDo
□卒業研究用の長期カレンダーを作る。
□長期カレンダーに、提出〆切日、ドラフト完成目標日などを記入する。
□ステークホルダーとカレンダーを共有する。